Neovisno o projektu koji vodite, potreban vam je modus za planiranje i pohranjivanje svojeg rada. Ne samo da morate voditi računa tko i kad počinje, već Vam je potreban i model za jednostavnu vizualizaciju svih fleksibilnih dijelova i informacija kojim upravljate. Pročitajte što je potrebno za uspješno upravljanje projektima.
Razni popis i tablice nekad su bili alati kojima smo se služili. No sada znamo da te tablice i popisi su beskonačne veličine dokumenata s najsitnijim detaljima projekta, u nepreglednim tablicama koje je teško pročitati a kamoli razumijeti. Na pitanje u kojoj je fazi projekt, trebalo nam pola dana da pregledamo sve dokumente i damo odgovor na to pitanje. Moramo si priznati da je današnje poslovno okruženje toliko brzo da jednostavno više takvi popisi i tablice nisu funkcionalne, a ni mi nemamo više vremena na traženje po bespućima excel tablica.
Upravo u tom trenutku nastupa vizualno upravljanje zadataka i projakata, koji Vam omogućava spremanje vaših projekata na jednostavan i zabavan naćin. Od brzog planiranja, izvedbe i praćanje napredka. U ovom blogu budemo Vam pojasnili zašto bi i vi trebali prihvatiti novi naćin upravljanja projektima.
Zašto vizualizacija projekata?
Istraživanja pokazuju, da vaš mozag obrađuje slike u približno 13 milisekunde, upravo zato su vizualni alati učinkoviti alati za vođenje projekata. A pri tom omogučuju i jednostavno prikazivanje i spremanje informacija.
Uz vizualno vođenje projekata kao što je kalendar, Gantogram, Kanban učinkovito ćete planirati i upravljati projektima. Ti alati vam omogućuju vizualni pregled napretka projekta i na brz i jednostavan način pogled na kljućne rezultate i informacije već na prvi pogled.
Koje su prednosti vizualnog upravljanja projektima?
- Poboljšanje komunikacije na svim razinama projekta
- Optimizacija vremena, jer na jednom mjestu možete pratiti napredak projekata i zadataka
- Preglednost cijelog projekta i lakše prepoznavanje prepreka koje vas usporavaju
- Omogućuje vam donošenje odluka na temelju podataka koji su vam važni
BRIGITA KOVAČEVIĆ
INTRIX CONSULTANT
Pet najboljih alata vizualnog upravljanja projektom
1. Gantogram
Gantogrami ili rokovi projekta vrlo su korisni za projekte s određenim datumima početka i završetka. Oni vam pomažu organizirati cijeli raspored projekta i upravljanje zadacima. Na taj način svi koji sudjeluju u zadatku su upoznati s rokovima i vremenom potrebnim za svaki zadatak.
Glavna svrha Gantograma je dati vam vizualni pregled svih projekata i zadataka na vremenskoj traci i pomoći vam u upravljanju zadacima.
Omogućuje vam dodavanje, uređivanje i pregled projekata i zadataka te njihovo premještanje u hodu prema fazi u kojoj se nalaze. Projekti kojima se lako upravlja na gantogramu su lansiranje proizvoda, upravljanje kampanjama, planiranje događaja i mnogi drugi.
2. Nadzorna tabla (Dashboard)
Nadzorna ploča vam na jednom mjestu ističe sve važne informacije o projektu i prikazuje vam cjelokupni napredak projekta. Možete koristiti ovaj vizualni alat za provjeru statusa zadatka, praćenje KPI-ja i upravljanje ključnim resursima.
To vam omogućuje da budete brži i operativniji u svom radu, a ujedno vam pomaže da na temelju podataka prikupljenih na jednom mjestu donosite strateške odluke za svoju tvrtku.
3. Kanban vizualni pogled
Kanban je vizualni prikaz svih zadataka koji su definirani u pojedinom projektu. Ovi su zadaci organizirani u stupce. Na jednom mjestu možete vidjeti rokove projekata, prioritete i nositelje pojedinih zadataka. Kada su zadaci dovršeni, premještaju se u sljedeći status u kanban stupcu, što vam omogućuje da na prvi pogled identificirate napredak zadatka.
U svom najjednostavnijem obliku sadrži tri stupca: Dodijeljeno, U tijeku i Dovršeno. Stavite svoje zadatke u stupac “Dodijeljeno” za početak, premjestite ih u stupac “U tijeku” dok radite na svakom zadatku, a zatim ih konačno premjestite u stupac “Dovršeno” dok dovršavate zadatak.
Zbog svoje iznimne transparentnosti, Kanban metoda se može koristiti u svim područjima života: za hobije, školske obveze ili na poslu.
4. Organizator
Organizator vam nudi sveobuhvatan pregled i raspored svih vaših resursa na jednom mjestu. Usko je povezan sa svim vašim podacima (aktivnosti, sastanci, projekti, zadaci…) i prikazuje zauzetost svih resursa na jednoj vremenskoj crti. Možete transparentno i jednostavno upravljati različitim resursima, poput osoblja, opreme, voznog parka, prostora i slično.
5. Kalendari
Kalendari su jednostavni i korisni posebno kada imate nekoliko zadataka s različitim rokovima. Pomažu vam u praćenju statusa i rokova projekta i zadataka te unaprijed planiraju uspješno izvršenje.
U njima možete upravljati raznim vrstama aktivnosti koje pripisujete projektima i klijentima: zadacima, sastancima, pozivima, uslugama itd. Istodobno možete vidjeti i rasporede svog tima, što omogućuje učinkovito praćenje popunjenosti i planiranje projektnog tima.
Za svaki sastanak ili zadatak također možete postaviti podsjetnike za sebe ili tim putem SMS-a, e-pošte ili push poruke.
U kojem sustavu se ti alati nalaze?
Jeste li znali da statistike pokazuju da približno 48% svih organizacijskih projekata nije dovršeno na vrijeme. Osigurajte se da ne budete u toj statistici. Koristeći gore navedene alate za vizualizaciju, moći ćete vidjeti širu sliku bez propuštanja ključnih detalja.
Intrix sustav za upravljanje projektima vrlo je jednostavan za korištenje i pruža vam sve vizualne alate za upravljanje projektima koji će vam ikada trebati. Prijavite se za besplatno testno razdoblje već danas!
Slovenski
Hrvatski
Srpski
Engleski
