Kako puno razgovaram s klijentima, postojećim i potencijalnim, u zadnje vrijeme imam puno upita kako smo radili za vrijeme epidemije i kako je izgledao rad Intere d.o.o i cijelog tima od kuće.
Prvo moram naglasiti da nama i prije karantene rad od kuće nije bio nepoznanica. Svaki djelatnik ima pravo dva dana u tjednu raditi od kuće. U blogu ću pokušati objasniti kako to izgleda i koji su to alati kojima se služimo i zašto nam projekti ne stoje i stižemo sve na vrijeme.
Također bitna stvar koje se dogodila za vrijeme lockdowna su web sastanci. To nam je znatno povećalo vrijeme koje više nismo koristili na putovanje. Kako radimo na području Slovenije, Hrvatske, Srbije i Bosne i Hercegovine smanjili su se troškovi putovanja ali i vrijeme koje smo više mogli posvetiti klijentima i unutarnjim upravljanjem projektima.
Cloud rješenja za rad od kuće:
Naš CRM je cloud rješenje i imamo pristup gdje god se nalazimo bitno da imamo internet. Također sva rješenja koja koristimo za interne procese su cloud rješenja i spojena su s našim CRM-om. Tako svi naši djelatnici imaju svoja računala i pristup svim aplikacijama gdje god se nalazili.
INTRIX
Prodajno smo poduzeće i komunikacija s našim klijentima nam je izuzetno bitna. Pazimo da ne propustimo niti jednu prilku za prodaju, ali također brinemo i za naše postojeće klijente. Upravo zato nam je CRM ključan alat kako bi imali pregled što sve smo radili s kojim klijentom, gdje smo s naplatom, u kojoj fazi je koji projekt i koji su zadaci otvoreni kod kojeg djelatnika, te koji su rokovi.
Naši voditelji projekta kroz CRM imaju nadzor nad svim projektima. Imaju podsjetnike na mobitelima i računalu o odrađenim zadacima odnosno o zadacima koji kasne. To im uvelike olakšava svakodnevni rad i kontrolu nad projektom.
Kroz CRM svi djelatnici upisuju utrošeno vrijeme po određenom zadatku. To nam daje odličan pregled kod planiranja novih zadataka, te planiranju novih projekata. U svakom trenutku imamo pregled koliko je djelatniku potrebno da odradi neki zadatak. Da li mu je možda potrebna dodatna edukacija ukoliko troši više vremena po zadacima koji neki djelatnici odrade brže.
Moram napomenuti da smo nekoliko godina za redom bili najbolji poslodavac. Tome je pridonijela upravo dobra organizacija i otvoreni pristup svakom zaposleniku. Vrlo konkretno zahvaljujući našem alatu možemo razgovarati sa svojim djelatnicima i dati konkretan feedback, te područja za napredak.
SLACK
Kako nam je bitna komunikacija s klijentima tako nam je jako bitna i interna komunikacija. Svatko od nas voli kada je komunikacija ležerna i jednostavna, kada ne moramo razmišljati da li smijemo nekoga nazvati i da li je taj u gužvi i kako će reagirati na poziv, mail…
Upravo zato imamo komunikacijski alat koji smo integrirali s našim CRM. Svaki put kada prodaja zaključi posao i potvrdi ponudu u CRM na SLACK kolegama u Implementacijama dolazi potvrda i mail gdje je vidljivo da je ponuda zaključena te da Implementacije imaju novi projekt. U tom trenutku voditelj projekata u odjelu Implementacija stavlja u planer u CRM projekt i dodjeljuje svojem timu. Tada svakom članu timu dolazi iz Intrix CRM-a mail sa zadacima koji su mu dodijeljeni i rokovi koje treba ispoštivati.
Na kraju svakog tjedna voditelj projekta u Intrix CRM pregledava u kojem statusu su projekti. Jesu li u rokovima i koji su planirani te upisuje napomene. Ako neki projekt koji je u kašnjenju ili nije u planiranim rokovima upisuje u za to predviđeno mjesto u kratim crtama zašto nije u planu. Kada upiše napomene, sve te napomene se automatski prebacuju u kartice za implementacije te pregled svih projekata dolazi na mail managementu. Uvijek smo upoznati s cijelom slikom Intere i spremni za sastanak s voditeljima projekata, podrškom, prodajom koje imamo svaki ponedjeljak.
ZOOM
Zoom aplikaciju koristili smo za tjedne i mjesečne sastanke. Svaki ponedjeljak management ima sastanak s voditeljima odjela i izvještaje iz Intrixa koristi kao podlogu za sastanak i scaniranjem stanja gdje smo i u kojoj fazi su koji projekti. Također preko zooma su bili odrađeni i dnevni sastanci projektnih voditelja sa svojim timom.
Tijekom karantene sastanak svih zaposlenika imali smo dva puta mjesečno kako bi dobili svi zajedno feedback kako stojim kao poduzeće. Vrlo transparentna komunikacija te očekivanja od svakog zaposlenika.
WEBINARJAM
Tijekom COVID 19 krize organizirali smo veliki broj webinara. To vrijeme u marketingu i prodaji iskoristili smo za puno mrežnih seminara na kojem smo mogli primiti veliki broj slušatelja. Webinari su bili rađeni od strane prodaje i voditelja ostalih odjela upravo sa ciljem edukacije naših postojećih ali i potencijalnih klijenata. Moram priznati da nisam mogla ni sanjati da ću tijekom karantene imati od 50 do 100 slušatelja svako jutro u svom dnevnom boravku :-). Sve naše webinare možete pogledati na našem Youtube kanalu Intera Hrvatska .
Učinkovitost naših djelatnika tijekom karantene bilo je na vrlo visokom nivou. Uvijek potičemo i neformalnu komunikaciju, naši djelatnici su i na SLACK-u aktivni u neformalnim ili opuštenim heštegovima, pa smo se svi zajedno smijali ironičnim i sarkastičnim šalama, te komentirali mjere naših država.
Uređenim internim procesima i rad od kuće bio je efikasan i vrlo jednostavan. Uspjeli smo zadržati timski rad i visoku učinkovitost kroz karantenu, a nakon što su mjere završile organizirali smo piknik na kojem smo svi zajedno zaigrali i košarku i nogomet. Zaključak većine djelatnika je da rad od kuće odgovara u nekim trenutcima, ali i dalje većinu toga volimo odraditi iz ureda i smijati se zajedno s kolegama.
Slovenski
Hrvatski
Srpski
Engleski
