Upravljanje GDPR suglasnostima

O tehničkoj i sadržajnoj sukladnosti Intrix CRMa s novom uredbom GDPR već smo govorili u prethodnom članku Intrix i GDPR – iz teorije u praksu; tada smo detaljnije pogledali praktične mogućnosti praćenja suglasnosti u Intrix-u.

Vrijedno je podsjetiti da svaka tvrtka treba provjeriti da li su suglasnosti potrebne ili jeste li sa svojim klijentima već u ugovornom odnosu t.j. odnosu kojeg definira zakon i tako izričitih potvrda suglasnoti ne trebate pridobiti. Svakako savjetujemo da se posavjetujete s pravnikom ako imate specifičnosti.

Za sve klijente Intrix sustava koji ćete upravljati suglasnostima i trebate rješenje smo u skladu sa GDPR direktivom pripremili osnovno proširenje koju na zahtjev klijenta uključimo bez dodatnog troška.

Proširenje će biti moguće na bilo kojem TAB-u (prema specifikama napravljenim na vašoj aplikaciji), no najčešće na TAB-u Kontakti. Taj primjer ćemo sada opisati.

Aktivacijom GDPR proširenja, na svakom  se kontaktu u detaljnom pogledu (vezanom sadržaju) prikaže novi pod-tab »GDPR suglasnosti«, gdje jednostavno vidite i uredite pridobijene suglanosti.

Unosom nove suglasnosti (klik na Dodaj) se evidentira tko i kada je suglasnost unio (primjer unosa Andreje Ferčić). Sami možete odrediti i svrhu, izvor i datum pridobivanja važeće suglasnosti te po potrebi priložiti dokument ili skeniranu suglasnost, ako je suglasnost u fizičkom obliku.

Opcija ručnog unosa suglasnosti je jedna opcija, no moguće je to napraviti i kroz automatiziran način. Za svrhu i izvore suglasnosti smo pripremili osnovni šifrarnik, kojeg možete uređivati / preimenovati skladno vašim potrebama (nove vrijednosti možete dodati direktno putem gumba na obrasca,  klikom na Dodaj, ili putem Postavki -> Šifrarnici).

Za osobu smo dodali dvije različite suglanosti i priložili skeniran potpis.

Neki ste možda do ovog trenutka već pridobili suglasnosti i imate ih u tablicama (XLS, sl.). Sve te suglasnosti moći ćete uvesti u Intrix, pri čemu vam možemo i pomoći. U prvom koraku će u Intrixu morati postojati svi ti kontakti, kojih suglasnosti imate. To je uvjet da bi uvozili suglasnosti.

Do popisa suglasnosti idite na Postavke – > Šifrarnici i potražite šifrarnik GDPR suglasnosti. Tu ćete nači i šifrarnik GDPR svrha i GDPR izvor, koje možete po potrebi urediti.

Šifrarnik GDPR suglasnosti sadrži sve vaše suglasnosti unesene u Intrix sustav. Tu možete kao pri kontaktima, suglasnosti dodavati ručno – ili recimo s klikom na UVOZ podataka,  suglasnosti automatizmom uvozite. P.S. Mailing sustavi omogućavaju jednostavno ažuriranje i moguće je kroz HTML forme pridobiti sve one koji su kliknuli »Prihvaćam uvjete«.

Uporaba podataka za koje ste pridobili suglasnosti

Intrix CRM će se pobrinut da možete podatke za koje imate suglasnost i koristiti u tu svrhu. Na TAB-u (Kontakti) gdje smo uključili proširenje GDPR pojavit će se filter GDPR svrha. U ovom testnom primjeru možemo npr. filtrirati kontakte po svrsi »Prijava na događaj« i time uključiti ih u marketinšku kampanju.

Filter po odabranoj svrsi nam filtrira kontakte kojih suglasnosti imamo upravo za tu svrhu. Te po potrebi izvozimo u sustav za masovno slanje mailinga (Mailchimp, Campaign Monitor, itd), tiskamo kuverte ili naljepnice ili kako drugačije u druge prodajno-marketinške aktivnosti.