Upravljanje projektima je umjetnost stvaranja i provedbe projektnog plana. Ali kad bi barem stvari bile tako jednostavne…
Za uspješan projekt potrebno je okupiti projektni tim i pratiti njegov napredak te upravljati očekivanjima sudionika. Morat ćete predvidjeti moguće probleme kako bi ih izbjegli i riješiti one koje niste mogli predvidjeti.
Ako vam sve ovo zvuči iscrpljujuće, na pravom ste mjestu. U ovom ćemo članku pregledati osnove upravljanja projektima, raščlaniti što je projekt, koje su ključne komponente i faze upravljanja projektima te kako osigurati učinkovito izvršenje projekata.
Nadamo se da ćemo Vam svojim znanjem i savjetima barem malo olakšati svakodnevni život. 😉
Spremni? Počnimo.
Što je projekt?
Projekt je niz privremenih zadataka koji postoje kako bi se postigao određeni rezultat. Svaki će projekt imati unaprijed dogovorene i jedinstvene ciljeve te vlastiti projektni plan, proračun, vremenski okvir, zadatke i očekivane rezultate. Projekt također može uključivati ljude iz različitih skupina unutar organizacije koji su okupljeni kako bi se postigao određeni cilj.
Kako funkcionira upravljanje projektima?
Upravljanje projektom je proces koji usmjerava rad tima na postizanje svih zadanih ciljeva projekta unutar određenih parametara.
Poanta upravljanja projektima je stvoriti cjeloviti projekt koji ispunjava cilj. To se može postići samo jasnim planom i organizacijom. Evo 5 glavnih koraka koje bi kvalitetno upravljanje projektom trebalo uključivati:
- Identifikacija ciljeva
- Planiranje
- Izvršenje (Implementacija)
- Praćenje
- Zaključak
Pogledajmo što svaki od koraka sadrži.
1. Određivanje ciljeva
U prvom koraku bitno je stvoriti temelje projekta. Kao i kod svakog dobrog projekta, priprema je ključna da bi se osiguralo da je projekt dovršen na vrijeme i u skladu s proračunom.
Što identificirati?
- vrijeme – očekivano trajanje projekta
- troškovi – proračun dodijeljen za projekt
- opseg – koje će inovacije ili promjene projekt donijeti
- kvaliteta – standard rezultata projekta
Povećanje ili smanjenje bilo koje od ovih komponenti utjecat će na ostale. Na primjer, smanjenje vremena dodijeljenog za dovršetak projekta također će smanjiti količinu posla koji se može obaviti (opseg), što zatim može utjecati na kvalitetu i cijenu projekta.
2. Planiranje
Tijekom ove faze postavljaju se ključni milestonei i datumi, uključujući konačni datum završetka projekta. Jasnim definiranjem vremenskog okvira projekta osiguravate da se svi članovi tima kreću prema istom cilju. Ovo će vas spasiti od zabune i nesporazuma kada naiđete na prepreke.
Faza planiranja uključuje:
- odabir članova tima
- opis željenih rezultata
- procjena resursa
- određivanje povezanih aktivnosti
3. Izvršenje/Implementacija
Ovdje počinje prava akcija. 😉
Faza provedbe projekta često je najduža i najsloženija faza u životnom ciklusu projekta. Ako niste oprezni, vaš tim može skrenuti s puta, naići na probleme u komunikaciji ili prestati slijediti pažljivo postavljene procedure.
Nakon što ste uložili vrijeme i druge resurse u svoj plan provedbe projekta, morate biti sigurni da možete realizirati svoje planove. Ovo je vrijeme kada krećemo u realizaciju svih planiranih aktivnosti koje će osigurati da se projekti provedu na najbolji mogući način.
Provedba projekta obično uključuje tri glavne komponente:
- Praćenje plana – u fazi izvođenja projekta morate slijediti unaprijed organizirane procese i njihov redoslijed (koji ste odredili u fazi planiranja), bez nejasnoća i promjena.
- Upravljanje timom – važno je motivirati, poticati i bodriti svoj tim, a prije svega stvoriti okruženje u kojem je povratna informacija uvijek dobrodošla. Ako netko od vaših kolega primijeti pogrešku u vašem projektu, želite da odmah izrazi svoju zabrinutost. Upravo ta povratna informacija može spriječiti pogreške ili kašnjenja u procesu.
- Distribucija informacija – uključite svoje klijente i sudionike tijekom faze implementacije projekta. Zakažite redovite sastanke kako biste informirali sve sudionike o napretku projekta. Na taj način možete spriječiti nesporazume i kašnjenja, a ujedno mijenjati dogovorene rezultate i sukladno tome planirati rad na njima.
4. Praćenje projekta
Ne ide uvijek svaki projekt po planu. Troškovi mogu premašiti početni budžet, članovi tima mogu propustiti svoje rokove zbog povećanja opsega posla, dionici se mogu iznenada povući…
Ali upravo su ti problemi izvrsna prilika za učenje kako bi se utvrdilo što je pošlo po krivu u samom planu projekta.
To pomaže voditeljima projekta odgovoriti na pitanje: u kojoj fazi projekta se nalazimo u usporedbi s onim gdje bismo trebali biti na temelju plana projekta?
Praćenje projekta ili tzv Faza “kontrole” projekta uključuje pregled informacija koje ste prikupili praćenjem i donošenje odluka na temelju njih (npr. trebamo li prilagoditi rasporede ili ubrzati određene procese kako bismo ispoštovali rokove?).
Redoviti, dosljedno praćenje projekta
Bilo da upravljate građevinskim projektom ili lansirate novi proizvod, potrebna vam je vidljivost u stvarnom vremenu za praćenje vaših projekata i donošenje informiranih odluka.
Korištenje odgovarajuće projektne dokumentacije i alata.
Primajte izvješća o tekućim projektima i procijenite ključne pokazatelje uspješnosti (KPI). Pregledavanje izvješća može vam pomoći da shvatite kako vaš tim radi u odnosu na svoje ciljeve i utvrdite u kojim je koracima projekt počeo odstupati od plana. U tome vam mogu pomoći vizualni alati za upravljanje projektima kao što su Kanban i Gantogram, koji će vam omogućiti da na jednostavan način prikažete napredak projekta ključnim sudionicima u stvarnom vremenu.
5. Zaključak
Zatvaranje projekta je posljednja faza, ovdje evaluirate cijeli proces od A do Ž i svoje rezultate priopćavate svom timu. Faza zatvaranja projekta službeno završava vaš projekt i daje konkretan plan za sljedeće korake—bilo da je to prijenos vlasništva nad projektom na drugi tim, pokretanje novog projekta za poboljšanje vašeg rada ili uključivanje naučenih lekcija u buduće projekte.
Svoj proces zatvaranja projekta možete prilagoditi potrebama svog tima, no nemojte zaboraviti na nekoliko ključnih koraka:
- Provedite završne testove kako biste bili sigurni da rezultat vašeg projekta ispunjava očekivanja (na primjer, testiranje značajke nakon pokretanja kako biste bili sigurni da i dalje radi ili pregledajte svoj konačni rezultat sa dionicima).
- Pregledajte svoj projektni plan kako biste zaključili nedovršene stvari i bili sigurni da niste ništa zaboravili.
- Dovršite administrativne zadatke kao što je ažuriranje dokumentacije, finalizacija proračuna projekta i preraspodjela resursa.
- Prenesite bilješke i sljedeće korake svim sudionicima.
- Organizirajte tzv post mortem sastanak na kojem pregledavate sve dobro i manje dobro izvršene zadatke i procese i dajete svom timu priliku da pruži povratnu informaciju.
- Napišite završno izvješće u kojem opisujete kako je vaš projekt uspio u odnosu na svoje ciljeve.
Postignite svoje ciljeve uz alate za upravljanje projektima
Uspješna koordinacija projekata i kasnije postizanje postavljenih ciljeva također uvelike ovisi o sustavu odnosno alatima koji vam mogu biti najbolji pomoćnici u upravljanju projektima. Oni su dostupni voditelju projekta i timu i daju potpuni pregled projekata i svih projektnih aktivnosti na jednom mjestu. Stoga svakako preporučamo da odaberete kvalitetan alat, npr. Intrix sustav za upravljanje projektima – prilagođen vašim potrebama, za uspješno provođenje projekata od početka do kraja.
Želimo Vam uspješno vođenje Vaših projekata!
Slovenski
Hrvatski
Srpski
Engleski
