Projektni menadžment i vještine koje donose uspjeh

Ako imate odlične odnose u timu, na pravom ste putu da ljudi u projekt ili njihov rad ulože više vremena i truda nego što očekujete od njih. Tada dolazi do uspjeha i dobrih rezultata.

Ispod ćemo nabrojati vještine za uspješno vođenje. Neke su vrlo jednostavne i vraćaju nas u našu bit: dobrota, empatija, dobra komunikacija, srdačnost. Idemo po redu.

Vodite svojim primjerom

Voditelja ljudi slijede. On osigurava da su svi radnici na projektu usmjereni prema istom cilju, da se zadaci projekta odvijaju u skladu s rasporedom i planiranim troškovima, organizira rad, vodi svojim primjerom, miran je i ima visok integritet. Ljudi će vam vjerovati ako će osjetiti da znate o čemu govorite – i slijediti vas ako ono što govorite ima smisao. Ako ih možete inspirirati, rado će učiniti ono što zatražite. Budite svjesni da vi, kao voditelj, svojim primjerom stvarate kulturu tvrtke (ako ste arogantni, onda će također takvi biti i zaposlenici; ako ste ljubazni, zaposlenici će biti ljubazni…).

Poduzmajte jednostavne odluke

Jednostavne odluke uvijek su najbolje. To znači da se odlučite za jasne puteve, jer će oni komplicirani u sljedećim koracima vjerojatno uzrokovati probleme ili nepotreban rad. Načelo KISS (Keep It Simple, Stupid) također vrijedi i za područje projektnom menadžmentu.

Omogućite dobru atmosferu u timu

Atmosfera u timu vrlo je važna za uspješni projektni menadžment. Ako su ljudi na radnom mjestu zadovoljni, oni se rado vraćaju tamo i nije im teško produžiti koji sat preko radnog vremena. Razmislite što možete učiniti za ljude u svom timu i što ih čini sretnima. Upoznajte ih. Razmislite o tim-building druženjima. Svi smo mi ljudska bića i svi smo emocionalna bića. Što je ono zbog čega će rado doći na posao? Jesu li to voće, dobri odnosi, pizza svakog petka, razumijevanje, poštovanje, uzimanje u obzir njihovih mišljenja, ljubaznost, zajednička okupljanja i aktivnosti ili nešto drugo? Također, pobrinite se da tim radi zajedno kao cjelina.

Za uspješni projektni menadžment komunicirajte jasno i koristite diplomaciju

Dobar vođa uvijek razmisli, kako i kada će i s kim u timu ili izvan njega komunicirati. Komunikacija, pisana ili usmena, gore ili dolje po hijerarhijskoj ljestvici je od ključne važnosti, jer o njoj ovisi da li su svi svjesni ciljeva koje slijede kao tim, sa zadacima koje treba obaviti, problemima koje treba riješiti, te s postignutim rezultatima. Komunikacija ili povratne informacije trebaju biti primarno jasne, iskrene, specifične, neutralne i redovne/konstantne. 

U komunikaciji izbjegavajte

1. a) pasivnu agresiju ili skriveni način izražavanja ljutnje

   Dobar vođa uvijek razmisli, kako i kada će i s kim u timu ili izvan njega komunicirati. Komunikacija, pisana ili usmena, gore ili dolje po hijerarhijskoj ljestvici je od ključne važnosti, jer o njoj ovisi da li su svi svjesni ciljeva koje slijede kao tim, sa zadacima koje treba obaviti, problemima koje treba riješiti, te s postignutim rezultatima.  

   (npr. izbjegavanje odgovornosti s planiranim zaboravljanjem; ne prihvaćanje odgovornosti za svoje postupke i okrivljavanje drugih; osjećaje, ali ne izražavanje bijesa, što se također odražava u izražavanju (npr. kao što sam već rekao, očito, ”ti” nisi to učinio)),

2. b) širenje panike (npr. umjesto riječi “problemi”, upotrebljavajte pojmove kao što su “izazovi”),

3. c) apsolutizam ili riječi koje zvuče apsolutno i ne dopuštaju nastavak konstruktivne komunikacije (npr. nikada, uvijek, neprihvatljivo …).

Budite svjesni političkog i kulturnog okruženja u kojem radite i budite spremni na njega. Uvijek se naime pojavi netko tko se ne slaže s vama. S diplomatskim ponašanjem i pristupom, uspješno ćete riješiti mnoge situacije.

Budite treneri vašeg tima

Budite dobri treneri svojim članovima tima. Savjetujte ih i vodite ih prema zajedničkim ciljevima na temelju vaše vizije. Omogućite im da stječu nova znanja u svrhu postizanja ciljeva projekata. S tim ćete pobrinuti za njihov napredak. Zamislite trenera nogometnog tima. On ima viziju igre, a svaki igrač u timu zna kakva je njegova uloga na putu do pobjede. Da bi njegov posao učinio najbolje što može, trener ga potiče na treniranje, na promjenu prehrane, fizioterapeute, savjetuje ga itd.

Rješavajte sukobe i probleme

U svakom timu sigurno dolazi do sukoba i različitih problema. O voditelju ovisi hoće li ih prepoznati i kako će ih riješiti. Dobar voditelj definitivno ih neće pomesti pod tepih ili tražiti krivce, nego će htjeti razjasniti uzroke i pronaći rješenja za njih. On će to redovito rješavati na dnevnim, tjednim ili mjesečnim timskim ili osobnim sastancima. Uvijek će se pitati kako bi mogao sljedeći put bolje postupiti, i on će to i učiniti. Kao voditelj učite da živite s činjenicom da se pogreške događaju, a u timu stvarate takvo okruženje u kojem će vam ljudi priznati svoje greške i moći pronaći rješenja za njih.

Budite odani

Bez obzira na lagane ili teške situacije u projektnom vođenju, inzistirajte na tome da ćete vi i vaš tim postignuti postavljene ciljeve.

Vladajte procesima i promjenama

voditelj razumije procese u tvrtki i vodi ih. Sposoban je uvesti promjene u već postavljene tračnice tvrtke. Može objasniti ljudima zašto su promjene potrebne i vodi ih kroz proces promjena.

Budite dobri organizatori

Za uspješno vođenje projekata važno je da voditelj optimalno organizira projekte, zadatke, ljude, sastanke i financije. Pri tome može si pomoći s raznim programima koji olakšavaju rad i istovremeno štede puno dragocjenog vremena. Jedan od takvih alata je i Intrix za upravljanje projektima 

Projektni menadžment zahtijeva dobre pregovarače

Opis radova i zadataka voditelja projekata također uključuje sposobnost pregovaranja u interesu uspjeha projekta s različitim partnerima, bilo za izvođače, financije, ruke, alate, radnu opremu itd.

Upravljajte rizicima

Projektno vođenje također je preigravanje scenarija. Voditelj, zajedno s timom i uključenim radnicima, razmatra potencijalne rizike i, naravno, rješenja.

Možda za kraj još nekoliko riječi o toj temi, koju često ignoriramo. Radi se o samokontroli voditelja.

Važno je da svaki voditelj zna:

a) svoje prednosti (da je svjestan svoje dodane vrijednosti);

b) njegove slabosti (da može pronaći rješenja za svoje slabosti – na primjer, ljude koji su na području, gdje je slab, bolji je od njega),

c) svoje ciljeve,

d) svoj 5-godišnji plan (da zna gdje ide ili da ostvaruje svoje dugoročne ciljeve).

Ako nad nečim nemate kontrolu i utjecaj, nemojte se baviti s tim. Bavite se samo s onim stvarima na koje imate utjecaj. Zapravo, možete utjecati samo na sebe. Ne brinite se za ono što ste u prošlosti mogli učiniti bolje ili drugačije, nego se usredotočite na budućnost i kako ćete poboljšati ono što niste učinili u prošlosti u skladu s vašim kriterijima. Također, ego nije najbolji za projektni menadžment. Osobno shvaćanje slučajeva ne daje dobre rezultate. Ako ste uzrujani, radije dvaput razmislite i prespavajte, prije nego što reagirate.