Izvršavanje zadataka održava svjetla upaljenima, strategija daje ono svjetlo na kraju tunela, ali motor koji pokreće organizaciju naprijed je upravljanje projektima. Zašto je onda baš upravljanje projektima nerijetko vrlo nisko na popisu prioriteta za poduzeća?
Zato što u stvarnosti to nije tako jednostavno kao što se možda čini na papiru. Potrebno je puno kotačića, koji se vrte istovremeno, kako bi se projekt održao na pravom putu od početka do kraja. To je ono o čemu brine uspješan voditelj projekata. Međutim, da bi bio uistinu uspješan, voditelj projekata mora imati određene vještine i sposobnosti.
Upravljanje projektom je poput sastavljanja Rubikove kocke – morate imati na umu više elemenata projekta, istovremeno uzimajući u obzir više različitih rezultata i koliko će dugo trajati putovanje do cilja.
Sigurno ćete naići i na neke prepreke na tom putu. Kod projekata su neka pitanja češća od drugih, uključujući pitanja opsega, proračuna, komunikacije itd.
Kako bi voditelji projekata postigli izvanredan uspjeh, potreban im je model vodstva za postizanje održivog uspjeha.
Evo 5 koraka koji će vam sigurno pomoći na tom putu.
Vodite hrabro
Voditelj projekata nema lak zadatak. Neophodno je razumjeti važnost vodstva jer će vam to omogućiti stvaranje dobrog radnog okruženja za vaš tim.
Budući da rezultati projekta ovise o vašim odlukama i postupcima, kao voditelj imate znatno veću odgovornost od ostatka tima.
Da biste razvili kvalitetnu strategiju upravljanja, trebali biste obratiti pozornost na sljedeće korake upravljanja:
- Naučite delegirati – uspostaviti ćete integritet i moći puno bolje upravljati svojim vremenom.
- Naučite slušati – znat ćete što ljudi žele i očekuju od vas.
- Budite uzor timu i inspirirajte ih da budu disciplinirani – olakšati ćete si posao jer će disciplinirani članovi tima bolje i učinkovitije obavljati svoje zadatke.
Budite agilni voditelj projekata
Koliko ste puta čuli za agilno upravljanje projektima? Možda je vrijeme da se s time ulovite u koštac. 😉
Agilnost je iterativna metoda koja osigurava učinkovito upravljanje projektom tijekom njegovog životnog ciklusa, na kohezivan način. Okvir projekta uključuje tradicionalne i moderne aspekte upravljanja projektima.
Ova metoda je usredotočena na isporuku maksimalne vrijednosti u odnosu na zadatke unutar dopuštenog vremena i proračuna, posebice kada je uloženi napor za ostvarenje cilja veći od rizika.
Agilnim pristupom povećavamo predvidljivost i upravljamo rizikom, sve sa ciljem poboljšanja procesa upravljanja projektima.
Agilno upravljanje projektima definira faze koje vode projekt od početne vizije do konačne implementacije. Te faze su:
1. Faza predviđanja
Faza predviđanja je početna je faza agilnog upravljanja projektima. Nakon što je projekt odobren, svi ključni članovi uključeni su u fazu predviđanja, gdje zajedno rade na stvaranju uvjerljive vizije za projekt.
Ovdje identificiramo klijentovu viziju projekta, odlučujemo o ključnim kompetencijama potrebnim u projektu, definiramo poslovne ciljeve projekta, identificiramo ciljeve kvalitete projekta i identificiramo prave sudionike projekta i dionike te planiramo kako će tim uspješno dovršiti projekt.
2. Faza špekulacije
U ovoj fazi planovi trebaju biti vodič, a ne prepreka. Agilni timovi planiraju, ali su svjesni da se stvarnost uvijek može umiješati. Planovi u ovom kontekstu služe kao sredstvo za prihvaćanja promjena, a ne njihovo blokiranje.
Zašto se planovi moraju prilagoditi? Zato što se mijenja klijentova percepcija o njihovim vlastitim zahtjevima, zato što se procjene vremena uloženog u zadatke razlikuju od stvarnih brojki, zato što ljudi dolaze i odlaze iz tima i iz niza drugih razloga.
Faza špekulacije obično se vrti oko dvije ključne aktivnosti:
- ‘Razlaganje’ projekta na niz ključnih točaka i određivanje očekivanog vremenskog okvira projekta.
- Početno razumijevanje kritičnih projektnih zadataka. U ovoj fazi određena klasa zadataka ima prioritet nad ostalima, a članovi tima odlučuju kako održati kvalitetu krajnjeg rezultata projekta.
3. Faza istraživanja
Ova faza paralelna je s fazom implementacije projekta i članovi tima istražuju različite opcije kako bi ispunili sve zahtjeve projekta, a da ostanu unutar zadanih okvira. Glavni fokus je na stvaranju vrijednosti i održavanju kvalitete krajnjeg rezultata.
Kao što je to slučaj u gotovo svim agilnim metodologijama, timovi rade tako da se fokusiraju na jednu prekretnicu i na njoj rade sve dok se ne postigne savršenstvo. Ova faza radi paralelno s fazom prilagodbe jer će timovi možda trebati promijeniti svoj plan i metodu izvršenja ako to korisnik zatraži ili ako povratne informacije nisu očekivane.
4. Faza prilagodbe
U fazi prilagodbe, agilni tim pregledava rezultate izvršenja, trenutno stanje, učinak tima u odnosu na plan i prilagođava se prema zahtjevima. Prilagodba može biti promjena u pristupu projektu, promjena procesa, promjena u okruženju, promjena u ciljevima projekta i tako dalje a temelji se na zahtjevima klijenta.
Prihvaćanje povratne informacije, njeno uvažavanje i prilagođavanje situaciji na temelju povratne informacije glavni je posao ove faze.
5. Završna faza
Ovo je posljednja faza agilnog upravljanja projektima. Timovi osiguravaju zaključak projekta na uredan način i bez ikakvih problema. Krajnji rezultat se provjerava prema ažuriranim zahtjevima klijenta, a timovi analiziraju svoje pogreške kako bi ih izbjegli u budućnosti.
Voditelj projekata u virtualnom okruženju
Prešli smo put od uspona malih, kompaktnih agilnih timova, koji koriste scrum ili metodologije slične scrumu do uspona velikih, globalnih timova koji se rijetko ili nikad ne sastaju u stvarnom svijetu.
Sve više i više timova sada je u različitim uredima, u različitim organizacijama, čak i na različitim kontinentima, a ured mnogih sada je preuređena dnevna soba u njihovom domu.
Zato je dosljedna komunikacija tako važna za uspješnu provedbu projekata.
Pobrinite se da, bez obzira na lokaciju, motivirate i ohrabrujete svoj tim, a prije svega stvorite okruženje u kojem je povratna informacija uvijek dobrodošla.
Ako ste navikli na redovite sastanke uživo, “prenesite ih” i na princip rada na daljinu. Ne dopustite da se vaši zaposlenici osjećaju zapostavljeno ili izdvojeno od “timskog duha” zbog različitih lokacija.
Alati za upravljanje projektima kao što su Slack, Zoom i Intrix za projektno vođenje olakšavaju vam rad i temelj su virtualne suradnje koja omogućava timovima bolju povezanost, redovnu komunikaciju i suradnju.
Ne zaboravite na sebe
Kompleksno i zahtjevno radno okruženje, zajedno sa snažnim uvjerenjem da se sve mora napraviti kako treba, bez obzira na cijenu, dovest će do visoke razine stresa. Dakle, vaš drugi prioritet je brinuti se o sebi.
Ne možete se brinuti za svoj tim ako sami niste u dobroj fizičkom, mentalnom i emocionalnom stanju. Da biste to postigli obratite pozornost na četiri bitne stavke u vašoj svakodnevici:
Gorivo: Ono što unosite u svoje tijelo ima veliki utjecaj na to kako se osjećate. Svaki dan odvojite trenutak za sebe i zdrav obrok.
Odmor: Nitko ne može dobro raditi kada je umoran. Nekoliko loše prospavanih noći zaredom može narušiti vašu sposobnost rasuđivanja i emocionalnu stabilnost. Prilagodite svoj raspored spavanja kako biste poboljšali svoju produktivnost.
Energija: Redovita tjelovježba ne samo da povećava vašu fizičku izdržljivost, već pruža priliku da promijenite mentalnu brzinu i odmaknete se od stresa na radnom mjestu.
Odnosi: Ovo ukazuje na vaše mentalno zdravlje. Uložite vrijeme i trud u održavanje odnosa koji su vam važni. Ravnoteža između poslovnog i privatnog života ključna je u današnjoj kulturi “stalno uključenih zaposlenika”.
Itekako je važno uzeti vrijeme samo za vas. Usredotočite se na stvari izvan svog posla, možda na svoj hobi ili projekt oko kojeg ste strastveni.
Nastavite učiti
Ako ne ulažete u svoje znanje i vještine, prestat ćete rasti i razvijati se. Kontinuirani profesionalni razvoj nije samo skup bodova za održavanje vaše kvalifikacije, to je vaša dužnost i u konačnici vaše zadovoljstvo.
Bez obzira na tip edukacije koji odaberete, odredite apsolutni minimum vremena koje ćete u njega uložiti. Počnite s jednim satom mjesečno, a zatim postupno povećavajte svoje ulaganje vremena i znanja. 😉
Bilo da se radi o učenju o virtualnim timovima, pohađanju agilnog tečaja, čitanju knjige o uključivanju dionika ili pohađanju kuharske radionice, učinite 2024. još jednom godinom u kojoj ćete nastaviti učiti i razvijati se.
Uz sve to, ne zaboravite se pobrinuti da je vaš tim opremljen najboljim alatima za učinkovit rad. Intrix je sustav za upravljanje projektima koja vam daje potpuni pregled projekata i svih projektnih aktivnosti na jednom mjestu. Isprobajte ga još danas, besplatno.
Slovenski
Hrvatski
Srpski
Engleski
