Excel vs. CRM; Kako vi pratite svoje klijente?

U ovom tekstu želimo u kratkim crtama usporediti MS Excel i CRM sustav. Pohranjivanje ključnih klijenata, reklamacije, aktivnosti i sl. se obično počinju bilježiti na listu papira. Međutim, ako želimo biti uz bok najuspješnijim poduzećima, bez dvojbe nam je potrebno IT rješenje.

Istina je da određena poduzeća danas u velikoj mjeri poslovne aktivnosti sa svojim kupcima samo „pamte“, ali praksama se pokazalo da su prednosti pohrane velikog djela aktivnosti donijele itekakve prednosti za poslovanje.

Za takve pohrane, poduzeća u praksi koriste različita IT rješenja, a među najčešćima se uvijek susrećemo s MS Excel-om. Međutim, sve veći broj poduzeća se odlučuje za CRM sustave, koji pružaju sustavnost i posebnu prilagodljivost pohranjivanja podataka o klijentima i aktivnostima s njima. Kroz daljnji tekst su opisane sve prednosti, ali i nedostaci ovih dviju alternativa.

PREDNOSTI MS EXCELA (kao alata za prodaju):

+ Brzina -> u usporedbi s CRM sustavom, ovo je jedina prednost! Instantno se naprave zapisi na lokalnom disku.

– Vezani sadržaj aktivnosti s klijentom -> u Excel nije moguće gledati povijest aktivnosti, dodavati privitke (fakture , ponude) ili druge datoteke koje su relevantne za pojedinog klijenta. To bi trebalo biti pohranjeno odvojeno pa se može dogoditi da zaboravite te podatke ili, što je još gore, izgubite ih.

– Teško je dijeliti i izmjenjivati podatke među zaposlenicima -> u Excelu rad nekoliko zaposlenika u isto vrijeme nije moguć ili je otežavajući. To znači da s klijentom u jednom trenutku može raditi samo jedna osoba. To za menadžere i poduzeća gdje se više aktivnosti obavlja istovremeno, predstavlja noćnu moru.

– Sigurnost podataka -> +Sigurnost podataka -> CRM sustavi koji djeluju putem interneta, u većini slučajeva imaju idealnu sigurnost podataka. Za to je obično odgovoran tim podrške CRM sustava, rade se dnevni back-upi, a ukoliko se nešto “namjerno” izbriše, u istom danu podatke možemo vratiti.

– Nepreglednost i neorganiziranost -> Osnovne informacije o klijentima mogu se prilično dobro organizirati, no često tablice postaju prevelike za manipuliranje. Problem nastaje kada želimo pratiti strukturirane aktivnosti s klijentima, sastanke, dogovore na sastancima, uvjete i sl. Na koji način bismo saznali koje kupce je potrebno nazvati ovaj tjedan ili kome je poslana ponuda u posljednjih tjedan dana? U Excelu je takva vrsta evidencija vrlo teška.

– Fizički pristup Excelu -> Gdje je Excel lociran? Na računalu zaposlenika. Svatko od zaposlenika ima svoju bazu u Excelu? Je li to na jednom mjestu, na zajedničkom poslužitelju te imaju li svi zaposlenici pristup jednom Excel dokumentu ? U praksi vidimo da kod klijenata postoji nekoliko različitih Excel datoteka gdje dolazi do dupliciranja podataka. Ako želite takve podatke učinkovito koristiti, npr. za dodatnu prodaju ili analizu aktivnosti s kupcima to je prilično teško ili nemoguče. Da o korisničkim pravima i korisničkim rolama uopće ne govorimo.

PREDNOSTI CRM SUSTAVA:

+ Podaci su smisleno, namjenski organizirani i relacijski povezani -> u sustav CRM podaci su organizirano po različitim skupinama. Kupci su u jednoj skupini, aktivnosti u drugoj, dokumenti pak u trećoj. To omogućava da u CRM sustavu u svakom trenutku na brz i lak način dođemo do pravog podatka.

+ Sustavnost i slijedljivost posl. upita -> CRM programi su namjenski organizirani da poslovne upite što bolje organizirate, prioretizirate i pratite.

+ Sigurnost podataka -> CRM sustavi koji djeluju putem interneta , u većini slučajeva imaju idealnu sigurnost podataka. Za to je obično odgovarajući tim podrške CRM sustava, rade se dnevni back-upi a ukoliko se što “namjerno” izbriše u istom danu podatke možemo vratiti.

+ Dijeljenje podataka među djelatnicima -> CRM sustavi su dizajnirani kako bi se omogućio istovremeni rad više korisnika na jednu bazu podataka , što omogućuje brzu i učinkovitu cirkulaciju informacija. Organizacija posl. aktivnosti je preglednija, obzirom da kroz CRM pratimo slijedljivost.

+ Mobilnost . Podaci su dostupni bilo gdje i bilo kada, onom tko ih treba. Web a posebno mobilni CRM sustavi omogućuju pristup jedinstvenoj bazi podataka kupaca bilo kada, bilo gdje. Korištenjem mobilnog uređaja iOS ili Androida imate aktivnu potporu poslovnom procesu.

+ Obavijesti -> na važne aktivnosti kroz CRM si stavljate podsjetnike (e-mail / sms-om / pop-notifikacije mobitela), isto tako je te moguće aktivirati suradnicima. Cjenovno je Excel ugodniji, no moramo se zapitati što zapravo dobivamo s investicijom ili najčešće “unajmljivanjem” CRM programa”.

+ Analitika. Izvješća. Omogućena su standardna automatizirana izvješća o poslovanju, po potrebi se ta procesu prilagode ili kreiraju custom. Itd.

Jeste li još uvijek sigurni da je Excel pravi izbor za praćenje ključnih kupaca, zahtjeva, projekata, prodajnih aktivnosti i sl.? Ako još niste, pozivamo vas da CRM program Intrix CRM isprobate besplatno!