Upute za pripremu i uvoz podataka u Intrix

Sve podatke koje želimo uvesti u sustav Intrix CRM treba prije samog procesa uvođenja pravilno oblikovati. Ovdje je detaljan tekstualni opis, no ako želite možete pogledati i video.

Najveći problem se u praksi pojavljuje zato što podaci nisu pravilno formatirani i raspoređeni. Kako bi uvezli sve podatke u Intrix CRM bez problema moramo biti sigurni da su svi podaci istog oblika, da ne sadrže posebne znakove (npr. „ ”, ; : i slično).

Primjer ispravno napisane e-mail adrese izgleda ovako: „info@intrixcrm.com“, dok se primjeri neispravnih e-mail adresa mogu prikazati u nekom od sljedećih primjera: „info @intrixcrm.com“ ili „info@ intrixcrm.com, “.

Osim loše formatiranih zapisa vrlo je važno da prije uvoza podataka u Intrix CRM provjerimo da li imamo duplicirane zapise – dva ili više puta ista poduzeća. Često se u bazama podataka pojavi pogreška da imamo poduzeće istog imena ali različitih podataka.

Isto tako postoji opasnost da se pojave dvije različite poduzeća koje imaju isti identifikacijski broj koji mora za svaku kompaniju biti jedinstven (OIB, E-mail).
Problemi se također mogu pojaviti kod pojave tipografskih grešaka, na primjer ukoliko ste napisali datum rođenja 19.8.0197 umjesto 19.8.1970. Zbog nepravilnog oblika datuma dokument ne bude bio uvezen u Intrix CRM.

Osim na tipografske pogreško potrebno je obratiti pozornost i na nepotrebne razmake između znakova kao što su 19. 8. 1970 ili info @intrixcrm.com.
Posebice moramo biti oprezni prilikom rukovanja podacima koji su vezani za matične podatke (šifrarnike).

Kada uvozimo podatke u Intrix CRM veličina poduzeća treba biti isto definirana kao što je ponuđeno u Intrix CRM-u. Također moramo uzeti u obzir i velika i mala slova te pravopis. Ne smije biti dodatnih znakova, a ni tipografskih grešaka kao što bi za veličinuM poduzeća pisalo „vliko“, „mali“, „srednje“ itd. jer sustav neće htjeti uvesti zapis zato što nije identičan kao što je to definirano u šifrarniku unutar Intrix CRM-a.

Također potrebno je imati zapise u svim poljima koja su definirana kao obavezna na obrascima. Tako na kartici Kontakti obično su obavezna polja ime i prezime pa tako moramo imati napisana imena i prezimena kako bi zapis bio uvezen u Intrix CRM. Ponekad se dogodi da u nekom zapisu imamo koje polje prazno. Na primjer u zapisima nemamo informacije o telefonskim brojevima te je moguće da prilikom uvoza podataka u redovima sa praznim poljima podatak izmijenjen. Za to postoji jednostavno rješenje pomoću funkcije „Traži i zamijeni“. U tablici se označe svi podatci i pritisnu se tipke CTRL + F te nam se zatim otvara novi prozor u kojem polje „pronađi“ ostavimo prazno, a u polju „Zamijeni S“ moramo pritisnuti „prazan prostor – space tipku“. Klikom na tipku „Zamijeni sve“ u svim praznim poljima će se zapisati prazan prostor te će Intrix CRM to prepoznati i bez problema uvesti podatke.

Također zanimljiv dodatak je da ukoliko se stupci u Microsoft Excelu zovu isto kao i u Intrix CRM-u sam CRM će ih lako uvesti. Isto tako prilikom uvoza podataka Intrix CRM će Vam pomoći izabrati i posložiti stupce u Intrix CRM-u.

Polja koja su obavezna u Intrix CRM-u moramo obavezno imati tražene informacije. Na primjer na kartici kontakti obavezna polja su ime i prezime pa tako svaki puta kada uvozimo podatke u Intrix CRM moramo obavezno imati podatke o imenu i prezimenu.

Uvoz

Pravilno pripremljena baza podataka u Excelu (Microsoft Office) ili Calc-u (Open Office) mora prije uvoza biti pohranjena u CSV datoteku. U Excelu to možemo napraviti naredbom „Save As“ i zatim odaberemo tip datoteke CSV (.csv). Pri spremanju će nas pitati kako želimo razdvojiti stupce (; ili ,), kako želimo razdvojiti tekst („ ili ,) te koji znakovni skup ćemo koristiti (Windows – 1250 ili UTF-8). Ako ostavimo zadane postavke možemo nastaviti sa uvozom podataka u Intrix CRM no ukoliko ih spremimo po drugim postavkama te iste postavke moramo definirati i u Intrix CRM-u kako bi se podaci pravilno pokazali.

Kada je baza pravilno pripremljena i pohranjena u CSV formatu možemo početi sa uvozom podataka. U Intrix CRM-u se pozicioniramo u karticu gdje želimo uvesti podatke te zatim kliknemo na „CSV uvoz“.

Nakon što smo kliknuli na tipku „CSV uvoz“ otvori nam se novi prozor te pritiskom na tipku „Browse…“ (pregledavanje) možemo odabrati pripremljenu datoteku za uvoz. Kada smo odabrali datoteku kliknemo na tipku „Open“ (otvori). Kada nam se datoteka učitala, možemo odabrati tipku „Uvoz“.

Nakon što smo kliknuli na tipku „Uvoz“ otvori nam se novi prozor gdje možemo odabrati u kojem retku da počne uvoz, u kojem retku da završi uvoz, koji se razdjelnik podataka, kodna tabela te razdvajač viših vrijednosti. Također postoji opcija preskakanje pogrešaka odnosno ignoriranja velikih slova prilikom uvoza.

Počni u retku nam govori koji redak u Excelu se uzima za početni uvoz

Završi u retku nam govori sa kojim retkom u Excelu završavamo uvoz

Ove dvije funkcije su izrazito korisne kada smo dio podataka uvezli i želimo nastaviti uvoz od 1200 – e linije. Isto tako jako se korisno kada nam u Excelu u prvom retku pišu nazivi stupaca što znači da želimo početi uvoditi podatke od 2.retka jer nam se u prvom retku nalaze nazivi stupaca koji se ne uvoze u Intrix CRM.

Razdjelnik podataka je simbol koji označava kako su podaci podijeljeni u stupcima. Uvijek je potrebno postaviti isti znak koji smo postavili i prilikom spremanja CSV datoteke.

Kodna tabela slova i drugi znakovi su u računalo spremljeni u obliku tablice odnosno rasporeda u kojoj je pridružen grafički znak sa svojim binarnim zapisom. Tako prilikom odabira kodne tabele u Intrix CRM moramo odabrati istu kodnu tabelu koju smo odabrali prilikom spremanja CSV datoteke u Excelu.

Razdvajač viših vrijednosti je znak koji služi za razlikovanje različitih zapisa. Kao i kodna tabela i ovaj znak se definira prilikom spremanja CSV datoteke, a zatim se koristi prilikom uvoza podataka.

Preskoči pogreške je funkcija koja omogućava da se preskoče pogreške prilikom uvoza podataka u Intrix CRM. Sustav uvozi podatke koji su bez greške, a zatim napravi datoteku koja sadrži sve podatke koji imaju određenu grešku. Do datoteke koja u sebi sadrži podatke sa greškama se pristupa putem Postavke – Razno – Obavijesti korisniku

Ignoriraj velika slova kod modernizacije omogućava da prilikom uvoza novih podataka u Intrix CRM se zanemare velika slova.

Osim navedenih funkcija prilikom uvoza podataka možemo dobiti i pregled uvoza. Ako nismo pravilno formatirali stupce Intrix CRM će automatski ponuditi pregled u kojim je stupcima došlo do pogreške.

Nakon što smo dobili pregled uvoza klikom na tipku „Uvoz“ jednostavno uvezemo podatke u Intrix. Prilikom spremanja također se mogu javiti greške ako podaci nisu dobro formatirani i pripremljeni za uvoz.

Primjeri pogrešaka

Ovakav oblik greške se pojavljuje kada u tablici za uvoz podataka imamo drugačije vrijednosti od onih u Intrix CRM šifrarniku.

Ova greška se pojavljuje zbog krivog formata datuma. Osim krivog formata datuma Intrix CRM nam je javio grešku da je jedan od polja Ime ili Prezime koji su obavezni ostao prazan.

Ova greška nam javlja da imamo tipfeler u pisanju e-maila (zarez ili razmaka na kraju)

Ova greška se pojavljuje kada u Intrix CRM postoje već isti zapisi kao što su u tablici koju želimo uvesti.

Nakon što su svi podaci uvezeni u Intrix CRM sustav će nam dati brojku uspješno uvezenih zapisa, broj novih zapisa te broj neuspješno uvezenih zapisa.