Certificirano elektroničko potpisivanje u aplikaciji Intrix omogućuje bržu, jednostavniju i sigurniju obradu dokumenata jer eliminira potrebu za ispisom, skeniranjem ili fizičkim slanjem. Osim toga, pojednostavljuje upravljanje ugovorima i drugim pravnim dokumentima, poboljšava transparentnost te štedi vrijeme i troškove. Suvremenom tehnologijom osigurava pravnu valjanost potpisa čime se povećava povjerenje i učinkovitost u poslovanju.
Što je mSign?
Platforma mSign pruža sveobuhvatno i fleksibilno rješenje za digitalno potpisivanje dokumenata. Jednostavno ga možete integrirati sa sustavom Intrix. Usklađen je s nacionalnim i međunarodnim zakonodavstvom te svjetskim standardima, čime je osigurana pravna valjanost potpisa. Dokumente možete slati vanjskim sustavima kao što su e-pošta, DropBox ili mSef i dijeliti ih s onima koji nisu potpisnici platforme.
Sigurnost je osigurana naprednim tehnologijama kao što su digitalni certifikati, vremenski žigovi i višerazinska autentifikacija (e-mail, SMS, PIN). Podržane su različite metode potpisa, uključujući digitalne certifikate koje koristite za eBanking ili ePorezna. Osim toga, dostupna je mogućnost višestrukih potpisa u nizu, a revizijski trag omogućuje potpunu transparentnost nad svim dokumentima.
Kreiranje ugovora
Svi dokumenti koje želimo elektronički potpisati nalaze se u kartici “Ugovori“. Unutar ove kartice također možemo izraditi potpuno novi dokument koji će biti potrebno elektronički potpisati. Popis jasno prikazuje informacije o pojedinačnim ugovorima/dokumentima, kao što su vrsta ugovora (npr. GDPR aneks, kupnja, najam itd.), voditelj projekta, odgovorna osoba i status potpisa. Status potpisa je vidljiv iz stupaca “Potpisani ugovor” i “mSign ID“.
Kao što je već spomenuto, novi dokument se može dodati jednostavnim klikom na zeleni gumb “Dodaj“.
Potpisivanje ugovora
U našem primjeru izradit ćemo novi ugovor o najmu aplikacije. Na obrascu izaberemo jezik na kojem želimo da ugovor bude sastavljen, zatim odredimo vrstu ugovora (u ovom slučaju “GDPR anex” i “Najam“).
Također je važno uključiti ključne podatke kao što su odgovorna osoba, tvrtka na koju se ugovor odnosi, voditelj projekta i odgovorna osoba u toj tvrtki. Niže na obrascu nalaze se dodatna polja vezana uz pripremljen dokument, koja se po potrebi mogu popuniti. Kada smo zadovoljni dokumentom, označavamo opciju “Pošalji na potpis“.
Čim spremimo dokument, u e-mail sandučić dobivamo poruku s naslovom “Novi dokument za potpis“.
Kada kliknemo na poveznicu u ovoj poruci, preusmjeravamo se na sljedeću stranicu, gdje prvo moramo potvrditi da nismo robot, a zatim kliknuti gumb “Nastavite“.
Nakon klika na gumb “Nastavite”, preusmjeravamo se na sljedeću stranicu, gdje moramo unijeti jednokratnu lozinku koju smo upravo dobili na mobitel.
Otvara se ugovor koji smo prethodno pripremili u Intrixu. S lijeve strane nalazi se popis potpisnika koji smo odredili prilikom izrade ugovora (u našem slučaju nismo dodali treću osobu, pa ćemo dva puta sami potpisati ugovor).
Nakon uvida u sadržaj ugovora, isti možemo odbiti, ali ako se slažemo s uvjetima navedenim u dokumentu, isti potpisujemo klikom na gumb “Potpiši“.
Kada prvi potpisnik potpiše ugovor, njegov žig potpisa je vidljiv neposredno na dokumentu.
Kada drugi potpisnik potvrdi suglasnost s ugovorom, dokument se potpisuje i na njemu se ističu oba pečata s potpisima. Na e-mail adresu dobivamo i poruku da su svi dokumenti potpisani.
Potpisan ugovor u Intrixu
Nakon potpisivanja ugovora potrebno je osvježiti stranicu. Zatim se u kartici “Ugovori” u Intrixu na popisu pojavljuje PDF potpisanog ugovora koji se može vidjeti u stupcu “Potpisani ugovor”. Status ugovora se mijenja u “potpisan“, a kreira se i mSign ID.
Dokumente je moguće potpisivati i putem mobilne aplikacije ili tableta.
Slovenski
Hrvatski
Srpski
Engleski
